Rôle de gestion
Peu importe l’ampleur des budgets, il est important de porter un regard constant sur sa gestion. Les exécutant-e-s d’association et de groupe devraient toujours garder bien présent à l’esprit que cet argent provient des membres et que la justification de son utilisation doit être en mesure de résister à un examen minutieux de leur part. Malgré tout, il peut être facile de manipuler des budgets. Des détournements de fonds à des fins personnelles ont déjà été observés en milieu étudiant, des actes qui ont mené à des situations très problématiques pour la santé de l’association et pour l’équipe qui a dû relever la situation (sans parler des possibles recours à la justice, pouvant nuire à la réputation de l’organisme).
PRÉVENIR LES PROBLÈMES DE GESTION
- Agir aussitôt que l’on soupçonne ou découvre un acte qui paraît fautif ou frauduleux.
- Il est important que des procédures claires soient établies quant à l’utilisation des ressources financières : obligation de fournir des factures pour toute dépense admise, suivis étroits sur la gestion de la petite caisse, composition d’un comité de vérification des dépenses effectuées sur une période donnée, conciliation bancaire, etc. Selon les besoins et les circonstances, des règles adoptées, connues et respectées de la part de tous peuvent déjà éviter des problèmes.
- Certains chèques doivent parfois être transmis rapidement, alors qu’il est difficile de rejoindre les deux signataires. Pour répondre à cette problématique, certains groupes permettent qu’une série de chèques soient pré-signés par un des deux signataires : si c’est le cas, il est préférable de déterminer un mode de fonctionnement clair.
- Si les règlements généraux autorisent le remboursement de dépenses encourues dans le cadre de certaines fonctions, mieux vaut établir une politique claire sur les conditions à respecter.
- N’hésitez pas à laisser un libre accès aux documents, geste qui peut éclaircir certaines interrogations et qui démontre votre transparence (la loi exige que les bilans financiers des années antérieures soient accessibles aux membres en tout temps et que celui de la dernière année soit détaillé lors de l’assemblée générale annuelle).
- Une saine gestion des finances nécessite que de tels bilans soient tenus à jour constamment et que ceux-ci soient clairement détaillés. Évitez de laisser des champs de dépenses qui soient imprécis ou difficiles à saisir.
- Il est préférable qu’une personne de confiance soit chargée de ces opérations (une trésorière, un trésorier) et, si possible, qu’une seconde personne puisse effectuer une vérification.
- La vérification comptable, à l’UQAM, n’est une obligation que pour les associations étudiantes et les groupes d’envergure dont le montant reçu à titre de cotisation étudiante dépasse 40,000 $. Cependant, une telle vérification peut s’avérer être une sécurité supplémentaire dans certaines autres situations.
- Pour éviter qu’une mauvaise gestion effectuée dans le passé ne nuise à une nouvelle équipe, la vérification de l’état des finances devrait être l’une des premières opérations à effectuer. S’il est nécessaire de demander des précisions à une équipe antérieure, mieux vaut le faire rapidement…
NOTE
Prenez connaissance des rôles et responsabilités des administrateurs et administratrices redevables devant la loi.