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Comment préparer une transition?

PRÉPARER LA TRANSITION POUR QUI?

Idéalement, ce ne sont pas tous les membres d’une équipe qui quittent en même temps. Si certaines personnes restent, la continuité est certainement plus facile à assurer. Cependant, dans un grand nombre de cas, c’est malheureusement ce qui se produit. Cela ne signifie pas que la transition ne doit pas faire l’objet d’une attention particulière dans le cas où seulement une partie de l’équipe est renouvelée, puisqu’il est rare que tous les membres d’une équipe connaissent l’ensemble des dossiers traités. De plus, le fait de laisser des traces tangibles de son travail sert non seulement aux personnes qui nous suivront directement, mais aussi à celles qui prendront la relève ultérieurement. De manière générale, le simple fait de constituer une mémoire de l’évolution d’un groupe est utile pour toute sa durée de vie. Lorsqu’on joint une équipe, il est toujours très pertinent de saisir les conjonctures qui l’ont menée à ce qu’elle est, pour poursuivre dans cet élan, profitant des forces qui se sont développées, tout en évitant de reproduire des erreurs qui ont été commises par le passé.

QUAND PRÉPARER LA TRANSITION?

La transition est une étape qui se planifie dès l’entrée en fonction et elle se prépare en tout temps. Lorsqu’une équipe ou certaines personnes clés quittent un groupe, il est parfois trop tard pour transmettre de l'information quant aux dossiers, projets et fonctionnement du groupe. Penser à la transition dès le début permet de mieux composer des documents d’information constituant la mémoire du groupe et permet aussi de préparer et de former une relève.

COMPOSER DES DOCUMENTS D’INFORMATION

Lorsqu’un événement est frais à notre mémoire, il est toujours plus facile d’en tracer les grandes lignes. Écrire l’histoire d’un groupe au fur et à mesure qu’elle se dessine permet de s’assurer de ne pas oublier certains éléments d’importance et nous évite d’avoir à tout écrire à la hâte en fin de mandat…

ASSURER UNE RELÈVE

Le simple fait de transmettre les dossiers à l’équipe qui succèdera n’est pas suffisant… Encore faut-il que cette équipe connaisse la dynamique de l’association ou du groupe et qu’elle ait pu se familiariser avec son fonctionnement. La meilleure manière d’assurer cette transition est d’intégrer le plus rapidement possible les individus qui composent la nouvelle équipe. Une personne qui gravite autour d’une équipe en place pourra apprendre progressivement sur l’environnement de travail, sur la culture organisationnelle, sur les dynamiques, ainsi que sur l’ensemble des pratiques.

UNE TRANSITION SUR QUELLE PÉRIODE?

Trop souvent, la transition entre deux équipes s’effectue sèchement : une équipe termine son mandat et l’autre amorce le sien aussitôt. Pire, il n’est pas rare que la période estivale amplifie cette coupure. Il n’est pas toujours possible que les deux équipes travaillent de concert durant une certaine période, mais le simple fait de prévoir le tout permet une transition moins radicale. De plus, les membres d’une équipe sortante devraient rester disponibles le temps nécessaire, en cas de besoin.

RESPONSABILITÉS CORPORATIVES

Les nouvelles équipes doivent prendre connaissance des obligations auxquelles elles sont tenues à titre de Personne morale, à titre d’association étudiante ou de groupe agréé, de même que des obligations de natures financières et administratives. En premier lieu, il est essentiel de vérifier que ces obligations ont bel et bien été respectées par l’équipe précédente et, s’il y a lieu, s’assurer que celle-ci s’engage à laisser le tout tel qu’exigé par les lois, règlements et politiques. Ensuite, la nouvelle équipe devrait établir le plus rapidement possible les processus par lesquels elle continuera à répondre à ces exigences, par exemple en attribuant des rôles clairement définis à certaines personnes. Voici les principales responsabilités dont il faut tenir compte.

  • Liste des officières et des officiers
    Rappelons que les associations étudiantes de l’UQAM sont reconnues en vertu de la Politique No32, les groupes agréés en vertu de la Politique No34 et les groupes d’envergure en vertu de la Politique No46. Certaines obligations découlent des protocoles d’entente découlant de ces politiques, notamment celle de maintenir à jour la liste des officières et des officiers auprès du Secrétariat de instances et de la DASPE.
  • Lettres patentes
    Les associations et groupes étudiants de l’UQAM sont immatriculés au Registraire des entreprises du Québec à titre d’Organisme à but non lucratif, aussi appelé Personne morale. À cet effet, ils doivent produire une déclaration annuelle. Informez-vous de la date de la dernière déclaration et inscrivez à votre agenda la date à laquelle la prochaine déclaration est due. En outre, si cette date ne correspond pas à votre entrée en fonction, vous devez produire le plus tôt possible une déclaration modificative si, par exemple, des changements sont effectués au sein du Conseil d’administration. Compte tenu de l’importance des responsabilités découlant du rôle d’administratrice et d’administrateur, il est important d’effectuer ces changements le plus rapidement possible.
  • Livres et registres
    Les livres et registres, c’est la mémoire de l’association ou du groupe d’un point de vue légal. La loi exige qu’ils soient maintenus à jour et qu’ils restent accessibles en tout temps. Les équipes sortantes doivent s’assurer que cette obligation a été respectée et les nouvelles équipes doivent en prendre connaissance, de même qu’ils doivent prendre l’habitude de poursuivre leurs mises à jour. De plus, la lecture des procès-verbaux peut être fort instructive pour la nouvelle équipe; cela permet de comprendre les différents cheminements qui ont été vécus ainsi que les délibérations qui les ont accompagné.
  • États financiers
    Vous devez maintenir à jour les états financiers de votre groupe. Il s’agit d’une opération qui s’effectue au quotidien : éviter de prendre du retard à cet effet… Préférablement, dédiez une personne de l’équipe aux tâches de trésorerie. Les associations étudiantes et les roupes d’envergure dont le bilan annuel est supérieur à 40,000$ sont obligés de faire vérifier leurs états financiers par une vérificatrice, un vérificateur-comptable, une opération qui peut aussi être pertinente pour d’autres groupes.
  • Compte bancaire
    Contactez votre institution financière pour apporter les changements nécessaires à votre compte. Vous devrez y indiquer qui sont les exécutant-e-s autorisé-e-s à y transiger des demandes et celles et ceux qui sont responsables de signer les chèques. Un extrait de procès-verbal vous sera alors demandé.
  • Comptes clients
    Généralement, des changements doivent être apportés sur les comptes que l’association ou le groupe possède chez les différents fournisseurs à l’intérieur de l’UQAM (Coop-UQAM, Bureauphile, Repro-UQAM, …) et à l’externe : qui peut accéder aux comptes, quel est les fonctionnements de ces comptes et des facturations, etc. Prenez aussi le temps de vérifier si ces comptes sont à jour et si l’ancienne équipe n’a pas oublié des factures impayées.
  • Fiscalité
    Il se peut que vous soyez tenus de transmettre au ministère du Revenu du Québec et au ministère du Revenu national une déclaration de renseignements et de percevoir des taxes. Si c’est le cas, les équipes sortantes devraient s’assurer que ces conditions fiscales ont été respectées et de transmettre l'information nécessaire à la nouvelle équipe.
  • Assurances
    Les associations et groupes de l’UQAM sont tenus de contracter une assurance en responsabilité civile pour se couvrir adéquatement. Les nouvelles équipes doivent prendre connaissance de cette police et la maintenir active.
  • Représentation sur les instances
    Les associations et groupes étudiants de l’UQAM ont un rôle de représentation à jouer sur différentes instances de l’Université ainsi que sur divers comités consultatifs. Préférablement, les étudiant-e-s qui y siègent devraient transmettre l'information nécessaire à leurs successeurs pour assurer une continuité dans les dossiers qui y sont discutés. Certain-e-s représentant-e-s sont choisi-e-s par élections, notamment pour les postes dédiés aux groupes agréés, tandis que d’autres sont désignés par les associations étudiantes, et la durée des mandats varie d’un comité à l’autre.

PENSEZ AUSSI AUX TRANSMISSIONS SUIVANTES

  • les clés (de locaux, des classeurs, des bureaux, de la boîte postale, des babillards, etc.);
  • les codes d’accès (de la boîte vocale, pour les appels interurbains, l’accès aux ordinateurs, aux courriers électroniques, au site Internet, etc.);