Ressources générales

TROUSSE DE RÉFÉRENCE

Locaux des associations et des groupes étudiants

 

ATTRIBUTION DES LOCAUX

En fonction des Politiques No 32, No 34 et No 46 ainsi que des protocoles, l’Université fournit aux associations étudiantes reconnues et aux groupes étudiants universitaires un local et du mobilier de base.  En raison de la rareté des locaux disponibles à l’Université, il est possible qu’il soit demandé à des regroupements de partager un même local. 
 

DEMANDE DE CLÉS

Les demandes de clés s’effectuent au SSAE en complétant un formulaire.  Vous devrez fournir le numéro du local ou de l’équipement, le numéro de la clé et un chèque émis au nom de l’UQAM en fonction des coûts unitaires suivants :

  • Clé de local     | 5,00 $
  • Clé de bureau    | 3,39 $
  • Clé de classeur    | 3,39 $
  • Clé de babillard vitré   | 4,52 $
  • Clé de boîte postale   | Faites vous-même une copie de cette dernière.

Chaque association ou groupe a la responsabilité d’établir un mode de l’attribution des clés et d’assurer le suivi à cet effet. 

 

CHANGEMENT DE BARRILLET

Sur demande et moyennant des frais, une serrure peut être remplacée aux coûts suivants :

  • Barillet de local    | 28,22 $, clés en sus
  • Barillet de boîte postale   | 28,22 $, incluant deux clés

 

ACCÈS AUX LOCAUX

Les heures d’ouverture des pavillons de l’UQAM sont du lundi au vendredi de 7h30 à 23h30 et les samedis et dimanches de 8h00 à 18h00. L’accès aux locaux est permis durant ces heures.

Conformément au dossier présenté au Comité de la vie étudiante à la séance de mai 2008, voici les directives qui seront appliquées pour 2010-2011.

 

ACCÈS EN DEHORS DES HEURES D’OUVERTURE POUR LES ASSOCIATIONS RECONNUES, LES GROUPES ÉTUDIANTS UNIVERSITAIRES ET D’ENVERGURE

  • L’autorisation est délivrée par le SSAE (gestionnaire des locaux) et contrôlée par le Service de la prévention et de la sécurité (responsable de la sécurité sur le campus).
  • L’autorisation est valide pour un trimestre à la fois et pour des locaux identifiés.
  • L’autorisation concerne les officières-ers et les permanent-e-s de la corporation (procès-verbal à l’appui).
  • La demande doit être signée par la, le président-e ou coordonnateur-trice général-e ou responsable équivalent.
  • L’autorisation est assujetti aux règles suivantes :
    • Les personnes autorisées devront s’identifier en tout temps et accéder au campus par les entrées désignées;
    • Les règlements s’appliquent en tout temps à toutes les personnes qui sont dans les murs de l’institution. Le Service de la prévention et de la sécurité doit en assurer le respect;
    • Si ces consignes ne sont pas respectées, l’association ou le groupe concerné pourra se voir retirer son privilège d’accès.

Comme par le passé, vous devez faire signer le formulaire au SSAE, vous déplacer à la sécurité pour le faire estampiller et conserver le formulaire estampillé bien en vue dans le local concerné (les photocopies ne sont pas valides).

 

POUR LES ÉVÉNEMENTS SPÉCIAUX

Les événements spéciaux peuvent être de plusieurs natures. Il peut notamment s’agir :

  • d’une activité d’envergure que vous organisez ou dont vous avez pris la responsabilité, qui se déroule sur le campus avec débordement possible en dehors des heures d’ouverture. Celle-ci est supportée par un professionnel du SSAE ;
  • d’une activité ponctuelle se déroulant en dehors des heures d’ouverture ou les débordant et, regroupant des personnes dont les noms n’apparaissent pas sur le document d’autorisation du local de l’association.

Les mêmes procédures s’appliquent et les mêmes règlements les concernent. Il s’agit d’effectuer les mêmes démarches, dans un délai d’au moins 48 heures avant la tenue de l’activité.  Le formulaire à compléter pour l’accès aux locaux est disponible au comptoir du SSAE.

 

DEMANDE D’ÉQUIPEMENT OU DE REMPLACEMENT

Les associations étudiantes reconnues et les groupes étudiants universitaires peuvent demander des meubles supplémentaires (bureau, classeur, table, chaise, etc.) ou le remplacement de ceux-ci en complétant un formulaire au SSAE.  Ces équipements sont gratuits et ils seront fournis dans la mesure où ils sont disponibles au Service des immeubles et de l’équipement. 

 

PEINTURE ET APPELS DE SERVICES

Sur demande, les locaux peuvent être peints aux sept ans, sans frais. Les associations étudiantes reconnues et les groupes étudiants universitaires peuvent déposer un formulaire de demande d’estimation de travaux de peinture au SSAE pour repeindre complètement ou partiellement leur local. Il est possible de choisir les couleurs parmi celles proposées par l’Université.  Pour les demandes visant des requêtes de service (réparation de composantes des bâtiments, de conciergerie, de nettoyage et d’installation d'accessoires; de sécurisation d'équipement ou de locaux, etc.), vous devez vous adresser au SSAE qui acheminera la demande au Service des immeubles et de l’équipement. 


 

VOLS ET BRIS

L’Université n’est pas responsable des vols, pertes et bris pouvant se dérouler dans les locaux (règlement #10, article 4).  La vigilance est de mise et il est fortement suggéré de ne jamais laisser de matériel de valeur sans surveillance. Ne laissez jamais un local déverrouillé si personne ne s’y trouve. Le Service de la prévention et de la sécurité dispose d’une voûte au local A-M865 qui peut être ponctuellement utilisée pour des dépôts de gros montants d’argent. Si vous êtes victime d'un vol, il est important de signaler celui-ci en communiquant avec le Service de prévention et de sécurité (poste 3131).