TROUSSE DE RÉFÉRENCE
Diffusion des informations
Affichage
- Toutes les affiches apposées doivent être munies d’un sceau d’autorisation. Les associations étudiantes facultaires, les groupes d’envergure, le SSAE et le Service des communications sont les détenteurs de ce type de sceau. Les groupes agréés doivent s’adresser au SSAE.
- L’affichage de sources externes à des fins commerciales est interdit en tout temps sur toutes les surfaces.
- Seules les affiches dont l’association étudiante ou le groupe étudiant universitaire qui agit comme organisateur est mentionné clairement dans le titre, ou dont le logo apparaît, ou encore qui sont signées très visiblement, sont acceptées.
- La dimension maximale de chacune des affiches doit être de 18 pouces par 24 pouces (45,7 cm par 61 cm).
- Même si les affiches sont munies du sceau, aucune superposition n’est permise.
RÈGLES SPÉCIFIQUES
- Les colonnes Morris (20 fixes et 3 amovibles) :
une affiche par colonne et par activité; l’affichage des « partys » est exclu. - Les babillards « activités sociales » avec un cadre argenté (3) :
surfaces dédiées aux fêtes et aux activités sociales. - Les babillards vitrés 4’ X 8’ à l’entrée du pavillon Judith-Jasmin, dans le couloir de la bibliothèque centrale du pavillon Hubert-Aquin et dans les couloirs du pavillon Sherbrooke : les associations facultaires en ont la charge.
- Les babillards institutionnels vitrés (identifiés par un bandeau bleu) : ne sont accessibles qu’aux unités académiques et administratives de l’UQAM et sont sous la responsabilité du Service des communications. D’autres babillards vitrés sont gérés par des unités spécifiques (ex. : le SPUQ, le SEUQAM, etc.).
RESPECT DES RÈGLES DE L’AFFICHAGE
Le Service des immeubles et de l’équipement procède au nettoyage complet des colonnes Morris une fois par semaine (le samedi) et le SSAE engage un-e étudiant-e à raison de quinze heures par semaine pour s’assurer du respect des règles d’affichage. Par ailleurs, chacune des parties veille à l’entretien quotidien des surfaces communes d’affichage et au respect des conditions d’affichage.
Bannières
Les associations étudiantes reconnues, les groupes agréés, les unités académiques et administratives ainsi que certains partenaires de l’UQAM sont autorisés à afficher une bannière sur les basilaires de la Grande place du pavillon Judith-Jasmin. Pour le Hall du pavillon Président-Kennedy (emplacement pour une bannière verticale, veuillez vous adresser au SH-R515). Les bannières doivent annoncer un événement (académique, culturel, administratif, social, humanitaire, etc.) avec des dates de début et de fin d’activité. Aucun logo de commanditaire n’est autorisé sur les bannières.
IMPORTANT
La bannière doit passer le test d’ignifugation (protection contre le feu) du Service de la prévention et de la sécurité (A-M865).
DÉMARCHES
Pour afficher une bannière, vous devez contacter le Service des communications, Division de l’information (local VA-2100; 514 987-6177). Vous devrez faire vérifier le libellé de votre bannière, puis choisir un emplacement et une durée d’affichage (maximum d’un mois) pour recevoir votre autorisation. Trois espaces sont réservés en tout temps à l’Université. Il est à noter que, lors d’un événement exceptionnel, les bannières peuvent être retirées provisoirement.
Écrans géants
Pour utiliser les écrans géants qui jouxtent l’agora de la Grande place du pavillon Judith-Jasmin, le hall du pavillon J.-A.-DeSève et la foire alimentaire du pavillon Président-Kennedy, il faut représenter une association reconnue ou un groupe agréé et contacter le Service des communications – Division de l’information (local VA-2100; 987-3000, poste 6561). Vous devrez fournir un document PowerPoint contenant l’information à transmettre et vous devrez indiquer la période d’affichage souhaitée. En raison du nombre important d’annonces qui y sont affichées, tentez d’être le plus bref possible.
Il est maintenant possible de faire l’inscription en ligne :
http://girofle2.telecom.uqam.ca/calend/calendrier/formulaire_sdc.php
Pour plus d’information, contacter le Service des communications.
Présentoirs institutionnels
Il est possible d’utiliser les présentoirs institutionnels disposés dans les corridors de l’UQAM pour y distribuer des journaux ou publications étudiantes. C’est le Service des communications qui gère ces présentoirs et il faut obtenir une autorisation du Kiosque d’accueil situé sur la Grande place du pavillon Judith-Jasmin (J-M320) pour réserver un espace. Aucun matériel promotionnel ne doit être déposé dans les présentoirs, réservés uniquement aux publications universitaires ou étudiantes.
Dans les locaux d'enseignement
TOURNÉES DE COURS
Il est primordial de contacter au préalable les enseignant-e-s visé-e-s par les tournées pour s’assurer que l’intervention reçoive son approbation et que le déroulement du cours ne soit pas dérangé (s’il s’agit d’une période d’examen ou autres).
DISTRIBUTION DE MATÉRIEL PROMOTIONNEL
Toute distribution de matériel promotionnel ou informationnel dans les locaux d’enseignement, avant ou durant les cours, est interdite.
Envois postaux
ENVOIS AUX MEMBRES
Les associations étudiantes reconnues ont accès, sur demande, aux adresses postales de leurs membres, sous certaines conditions relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels. Moyennant certains frais, des ententes sont possibles avec le Registrariat pour des envois à l’ensemble des membres.
ENVOIS INTERNES
Pour votre courrier interne, veuillez indiquer le nom de votre association ou de votre groupe ainsi que le nom complet du destinataire. Prenez note que l’heure de tombée pour les envois internes de courrier est 15h30. Information : (514) 987-4449 (Courrier – messagerie).
Médias
Évidemment, chaque média de l’UQAM, qu’il soit institutionnel ou étudiant, possède sa propre ligne éditoriale et ses propres tarifs publicitaires. Adressez-vous directement à l’équipe concernée pour plus d’information.
Pour connaître les différents médias disponibles, veuillez vous référer au bottin de l’UQAM.
www.uqam.ca
Logo de l’UQAM
À l’instar des institutions, compagnies et associations de toute nature, l’utilisation du nom, du logo et de l’identification visuelle de l’UQAM nécessite une approbation, dans ce cas-ci de la part du Service des communications (sauf si la dénomination du groupe ou de l’association comprend le terme UQAM). Il en va de même pour les slogans et l’identification visuelle des campagnes spécifiques. Que ce soit sur une affiche, sur Internet, sur un communiqué de presse ou via tout autre médium, des règles spécifiques sont à respecter. Veuillez vous adresser au Service des communications pour plus d'information.
DÉNOMINATION SOCIALE DES ASSOCIATIONS ET GROUPES
En vertu des Politiques Nos 32, 34 et 46, les associations étudiantes reconnues, les groupes étudiants universitaires et les groupes d’envergure ont le droit d’utiliser le terme UQAM dans leur dénomination officielle (exemple : GRIP-UQAM) et de l’utiliser librement sous cette forme dans le cadre de leurs activités. Le groupe étudiant universitaire doit s’assurer que la dénomination de son groupe reflète qu’il s’agit d’un groupe étudiant de l’UQAM. À défaut, il doit obtenir une autorisation du Service des communications.
UQAM ou UQÀM ?
L'accent s'utilise seulement avec le logo. Lorsqu'on écrit UQAM, quel que soit le contexte, l'acronyme ne prend pas d'accent.
LOGO DU SSAE
Le téléchargement du logo du SSAE peut s’effectuer à partir de cette page.
Tout projet subventionné par le SSAE doit intégrer dans ses communications le nom ou le logo des Services à la vie étudiante l’identifiant comme organisme subventionnaire associé au projet.