Ressources générales

Agrément des groupes étudiants

[Politique No34]

DÉFINITION

Un groupe agréé est un groupe d’étudiant-e-s de l’UQAM poursuivant des objectifs collectifs et communautaires contribuant à la vie universitaire et enrichissant la vie intellectuelle, culturelle et sociale des étudiant-e-s. Ces groupes, qui ne relèvent pas de la programmation scolaire et qui n’exercent pas des droits et pouvoirs dévolus aux associations étudiantes de programmation, sont reconnus en vertu de la Politique d’agrément des groupes étudiants. 
{Politique No 34, # 1 et 5}

 

OBJECTIFS  

En agréant des groupes étudiants, l'UQAM poursuit les objectifs suivants :

  • favoriser la participation de la communauté étudiante à la vie institutionnelle ;
  • créer un climat et un milieu de vie propices à la formation et au développement personnel des étudiant-e-s ;
  • entretenir des rapports harmonieux entre la communauté étudiante et l'UQAM.

COMPOSITION

Un groupe étudiant universitaire est composé majoritairement d’étudiant-e-s de l’UQAM. La présidente ou le président, la ou le responsable doit être étudiant-e inscrit-e au moment de son élection. Le conseil d’administration ou l’instance décisionnelle est composé majoritairement d’étudiant-e-s inscrit-e-s dans un programme d’études à l’UQAM. {Politique No 34, #6.1}


DROITS ET PRIVILÈGES DES GROUPES AGRÉÉS

  • Obtenir considération, appui et contribution de la part de l'UQAM pour assumer des responsabilités en matière d'activités de vie étudiante et d'affaires étudiantes ; 
  • promouvoir et défendre leurs intérêts auprès de la direction et des instances de l'Université ; 
  • utiliser le terme UQAM dans la dénomination du groupe. 

L’UNIVERSITÉ ACCORDE AU GROUPE AGRÉÉ

  • Un local de secrétariat et le mobilier de bureau approprié ; un téléphone ; l'accès aux services d'imprimerie, d'adressographie et de photocopie aux tarifs usuels ;
  • l'autorisation d'afficher sur les tableaux d'affichage et d'utiliser les présentoirs mis gratuitement à sa disposition ;
  • à titre d'information, si requis, une copie des projets d'ordre du jour des réunions de la Commission des études, du Conseil d'administration, du Comité exécutif et du Comité de la vie étudiante ;
  • le groupe agréé peut convenir d'autres droits, privilèges ou avantages, consentis par l'Université aux groupes, en s'adressant au Comité d'agrément.

OBLIGATIONS DÉCOULANT DE LA RECONNAISSANCE

  • Le groupe étudiant universitaire agréé doit déposer, à la Division Accueil et soutien aux projets étudiants, la preuve de son incorporation selon la partie III de la Loi sur les compagnies.
  • Le groupe doit déposer à la Division Accueil et soutien aux projets étudiants des Services à la vie étudiante, avant le 15 octobre, la liste à jour de ses officières et officiers, accompagnée de la résolution prise en assemblée générale à cet effet et signée par la, le secrétaire.

N.B. Pour répondre aux critères de reconnaissance des groupes étudiants universitaires, la majorité ou les deux tiers des officières-ers du conseil d’administration doivent être des étudiant-e-s inscrit-e-s dans un programme d’études à l’UQAM, lors des  élections de celle-ci. Par contre, elle est autorisée à terminer son mandât malgré le fait qu’elle ne soit plus inscrite.

  • Il est aussi possible, selon les règlements internes d’un groupe, de coopter ou de nommer un membre intérimaire au conseil d’administration, pour pourvoir à un poste vacant, suite à un départ, l’obtention d’un diplôme ou l’expulsion d’un membre élu.
  • Le groupe étudiant universitaire doit convoquer et tenir une assemblée générale annuelle ;
  • Le groupe étudiant universitaire doit contracter une police d’assurance en responsabilité civile et déposer une copie d’une preuve de cette assurance à la Division Accueil et soutien aux projets étudiants des Services à la vie étudiante ;
  • Respecter les lois et règlements de l’UQAM.

PROTOCOLE D’ENTENTE

Tout groupe agréé en vertu de cette politique signe le « Protocole d'entente concernant les droits, privilèges et obligations entre l'UQAM et le groupe ».  {Politique No 34, # 8.1}

 

AGRÉMENT ET RENOUVELLEMENT

A) PRENDRE CONTACT AVEC LE SSAE 
Le service de soutien aux activités étudiantes (SSAE) des Services à la vie étudiante (SVE) vous offre un soutien pour l’agrément d’un groupe étudiant et pour l’ensemble des démarches légales et corporatives découlant de l’existence du groupe.  Veuillez d’abord vous adresser à ce service pour entreprendre des démarches d’agrément d’un groupe étudiant à l’UQAM. 

B) DEMANDE POUR DEVENIR CANDIDAT À L’AGRÉMENT
Un groupe étudiant qui existe au sein de l’UQAM n’est pas nécessairement reconnu par l’Institution.  Pour ce faire, il doit d’abord devenir candidat à l’agrément.  Il s’agit d’une période « d’incubation », obligatoire, d’un minimum d’un an et d’un maximum de deux ans.

Pour déposer une demande de candidature à l’agrément, vous devez remettre au SSAE un dossier comprenant les éléments suivants :

  • la dénomination sociale souhaitée ;
  • la liste des étudiant-e-s travaillant à la mise sur pied du groupe ainsi que leurs codes permanents en identifiant l’étudiant-e responsable ou porte-parole ; 
  • les objectifs poursuivis, c’est-à-dire comment le groupe entend contribuer à la vie universitaire ; 
  • les étudiant-e-s potentiellement membres selon les intérêts ; 
  • les partenaires, les alliances avec des groupes externes à l’UQAM ;
  • un bilan d’activité s’il y a lieu et un plan prévisionnel des activités ; 
  • un budget prévisionnel (revenus et dépenses) pour l’année scolaire concernée. 

Si le projet présenté semble correspondre à la définition avancée par la Politique No 34, le projet est présenté au Comité d’agrément.  C’est ce dernier qui peut accorder au groupe le statut de candidat à l’agrément.  Le groupe se voit accorder des ressources temporaires en vertu de ce statut (attribution d’un local partagé et droit de déposer des requêtes au SSAE) ainsi que le privilège de se voir attribuer, sur demande, un montant de subvention maximal de 850 $ par année.

Durant cette période, le groupe devra obtenir une immatriculation auprès du Registraire des entreprises à titre de Personne morale, aussi appelée Organisme à but non lucratif.  Il devra aussi démontrer sa capacité à répondre adéquatement aux critères d’agrément (voir plus bas).

C) DEMANDE D’AGRÉMENT
LE 15 OCTOBRE OU LE 15 FÉVRIER
À la suite de cette période « d’incubation », le groupe pourra déposer une demande d’agrément, qui sera aussi évaluée par le Comité d’agrément.  C’est seulement à la suite de cette dernière étape que le groupe sera officiellement reconnu par l’Université comme groupe étudiant universitaire.  La demande doit :

  • spécifier les étudiant-e-s que le groupe souhaite regrouper ; 
  • contenir une copie des lettres patentes; 
  • contenir une preuve d’assurance ou une preuve des démarches entreprises pour obtenir celle-ci ;
  • préciser les buts et les objets pour lesquels le groupe est constitué ; 
  • déposer le budget des deux années précédentes, le cas échéant ; 
  • inclure la liste des membres du comité exécutif en indiquant le nom, prénom et code permanent de chaque membre ; 
  • préciser la dénomination du groupe ainsi que la ou les dénominations antérieures connues, s’il y a lieu ; 
  • inclure une lettre sollicitant l’agrément ; 
  • démontrer la contribution du groupe à la vie universitaire en déposant un bilan des activités ; 
  • démontrer la contribution du groupe à l’enrichissement de la vie intellectuelle, culturelle et sociale des étudiant-e-s ; 
  • démontrer un niveau d’encadrement professionnel satisfaisant dans le cas d’un groupe offrant des services de type professionnel ;
  • inclure le bilan financier pour toute la période concernée.

D) DEMANDE DE RECONNAISSANCE DE GROUPE PARAPLUIE
LE 15 OCTOBRE OU LE 15 FÉVRIER
Le groupe ayant accumulé une expérience jugée pertinente pourra déposer une demande de reconnaissance de groupe parapluie, qui sera aussi évaluée par le Comité d’agrément.  C’est seulement à la suite de cette dernière étape que le groupe parapluie pourra obtenir les ressources dédiées à ce type de groupe.  La demande doit :

  • spécifier les étudiant-e-s que le groupe souhaite regrouper ; 
  • contenir une copie des lettres patentes; 
  • contenir une preuve d’assurance ou une preuve des démarches entreprises pour obtenir celle-ci ;
  • préciser les buts et les objectifs pour lesquels le groupe est constitué ;
  • préciser les buts et objectifs de ses clubs ou sous-comités ;
  • déposer le budget des deux années précédentes, le cas échéant ; 
  • inclure la liste des membres du comité exécutif en indiquant le nom, prénom et code permanent de chaque membre, ainsi que  le club ou sous-comités d’où provient ce membres ; 
  • préciser la dénomination du groupe ainsi que la ou les dénominations antérieures connues, s’il y a lieu ; 
  • démontrer la contribution du groupe à la vie universitaire en déposant un bilan des activités du groupe parapluie et un bilan des activités de ses clubs ou sous-comités; 
  • démontrer la contribution du groupe à l’enrichissement de la vie intellectuelle, culturelle et sociale des étudiants ; 
  • démontrer un niveau d’encadrement professionnel satisfaisant dans le cas d’un groupe parapluie ou un de ses clubs ou sous-comité offrant des services de type professionnel ;
  • inclure le bilan financier pour toute la période concernée.

E) RENOUVELLEMENT DE L’AGRÉMENT
LE 15 OCTOBRE OU LE 15 FÉVRIER 
À tous les deux ans, le groupe devra renouveler son agrément.  La demande devra contenir les éléments suivants, qui seront aussi évalués par le Comité d’agrément :

  • la liste des membres du comité exécutif ;
  • la preuve que la déclaration annuelle a été remise au Registraire des entreprises, pour le maintien des lettres patentes ;
  • le bilan des activités réalisées (deux ans) ;
  • le bilan financier et les prévisions budgétaires (deux ans) ;
  • le procès-verbal de l’assemblée générale annuelle ;
  • la preuve d’assurance responsabilité civile. 


CRITÈRES D'AGRÉMENT

Le Comité d’agrément évalue les demandes des groupes désirant devenir candidats à l’agrément, groupes agréés, ou qui souhaitent renouveler leur agrément en fonction des critères suivants :

  • Faire la preuve que le groupe organise au profit des étudiant-e-s de l’UQAM des activités intellectuelles, culturelles et sociales contribuant à favoriser la réflexion, l’échange entre les personnes, le développement et l’enrichissement de la vie universitaire ; 
  • rendre compte de ses activités et de ses réalisations à ses membres et au Comité d’agrément ;
  • faire la promotion de ses activités et de ses réalisations auprès de la communauté universitaire ; 
  • démontrer que le groupe et ses clubs ou sous-comités n’empiètent pas sur les buts et objets d’un ou d’autres groupes agréés et qu’il n’y ait pas de duplication ;
    Dans le cas des groupes parapluies, démontrer qu’il y a cohérence entre les buts et objets des clubs ou sous-comités et ceux du groupe parapluie ;
  • témoigner d’un intérêt pour les réalisations collectives et contribuer au développement de projets conjoints ; 
  • démontrer que le groupe agit dans le respect des principes édictés par la Politique No 34, des lois et des règlements de l’UQAM, des autres groupes agréés, des associations étudiantes et de la communauté universitaire ; 
  • démontrer que son conseil d’administration est composé majoritairement
    d’étudiant-e-s inscrit-e-s à un programme de l’UQAM et qu’il est présidé par un-e étudiant-e inscrit-e à un programme de l’UQAM ;
    Dans le cas des groupes parapluie, démontrer que son conseil d’administration est composé d’au moins un représentant de chaque club ou sous-comité et aux 2/3 d’étudiant-e-s de l’Université du Québec inscrits dans un programme d’études ; 
  • s’acquitter de ses obligations corporatives envers ses membres, l’UQAM et auprès des gouvernements ; 
  • lorsque requis, les groupes et ses clubs ou sous-comités doivent être encadrés par un professionnel possédant un titre officiel relié à l’expertise requise.  Dans le cas d’absence d’une association ou d’un ordre professionnel reconnu, le Département relié désignera cette personne ; 
  • démontrer que les actions et interventions du groupe et de ses clubs ou sous-comités sont circonscrites à l’intérieur des champs de compétences du groupe.

INFORMATION COMPLÉMENTAIRE

  • Conditions spéciales pour un comité local universitaire d’une organisation nationale ou internationale et pour une aile jeunesse d’une corporation professionnelle : voir l’article 5.1.2.1 de la Politique No 34 ;
  • retrait de l’agrément : voir l’article 6.7 de la Politique No 34 ;
  • responsabilités dans la mise en application : voir l’article 7 de la Politique No 34.