Finances
États financiers
ASSOCIATIONS ÉTUDIANTES
Les organismes doivent en tout temps mettre à la disposition de leurs membres leurs états financiers, comprenant un état détaillé de leurs recettes et dépenses pour les douze derniers mois. Une copie de ces états doit être déposée au Secrétariat général de l’UQAM. Pour les associations étudiantes facultaires et les groupes d’envergure dont le bilan annuel dépasse 40 000 $, les états financiers doivent être vérifiés par une vérificatrice, un vérificateur externe {Politique No 32; # 16.2}.
PRÉPARATION À LA VÉRIFICATION COMPTABLE
Qu'ils soient basés sur un taux horaire ou un montant fixe, les honoraires professionnels pour la vérification comptable peuvent toujours varier selon le degré de préparation des livres et des autres documents. Il faut donc que cette opération soit bien préparée :
- balancer les livres :
journal des salaires, caisse-recettes, caisse-déboursés, grand livre général, etc. ;
- préparer les documents :
charte, règlements internes, charte des comptes. Au début de la vérification, on peut donner une description du système comptable et les noms des signataires autorisés ;
- dresser les listes :
comptes, cotisations ou subventions à recevoir, comptes à payer, frais payés d'avance, revenus perçus d'avance. Pour les plus grosses factures ou certains revenus particuliers, on peut dresser une liste indiquant la date, le numéro du chèque, le nom et le montant ;
- préparer les pièces :
relevés mensuels de banque, chèques par ordre de numéros, livres de dépôts, factures payées, relevés de petite caisse, copies des factures émises, copies des reçus émis, lettres attestant des subventions, contrats signés, procès-verbaux, détails des placements et des emprunts ;
- établir l'inventaire :
mobiliers et équipements non loués, papeterie et fournitures. Cet inventaire est fait à la date de clôture de l'exercice financier et indique le coût approximatif.
Fiscalité
IMPÔT SUR LE REVENU
Les personnes morales sont exemptées d’impôt aux niveaux fédéral et provincial. Certaines exceptions existent, en fonction des activités que l’organisation a effectuées durant l’année couverte (les salaires, les honoraires et les remboursements de dépenses n’affectent pas cette exemption). La Personne morale doit, dans les six mois suivant la fin de chacun de ses exercices financiers, transmettre au ministère du Revenu du Québec et au ministère du Revenu fédéral une déclaration de renseignements au moyen du formulaire prescrit seulement si :
- elle a reçu durant l’exercice financier des dividendes, des intérêts, des loyers ou des redevances d’une valeur supérieure à 10 000 $ ;
- l’actif total à la fin de son exercice précédent était supérieur à 200 000 $ ;
- elle était tenue de transmettre une déclaration de renseignements pour un exercice financier antérieur.
Par contre, être exempté d’impôts ne veut pas dire que l’organisme est exempté de faire sa déclaration annuelle de revenus. Chaque année, un organisme doit remplir une déclaration de revenus et l’acheminer au ministère du Revenu du Québec.
TAXES
La Personne morale doit percevoir la TPS et la TVQ pour le ministère du Revenu du Québec et les lui remettre, si elle fournit des produits et des services taxables et détaxés et si elle est inscrite aux fichiers de la TPS et de la TVQ (l’obligation de s’y inscrire dépend du montant de ses fournitures taxables et détaxées, s’il dépasse 50 000 $ pour l’année concernée).
Financement
COTISATION
La cotisation des membres est la principale source de financement des Organismes à but non lucratif, dont le montant est déterminé par les règlements généraux. Il peut y avoir plus d’un type de membre et donc différents montants de cotisation et des frais d’admission peuvent être mis en vigueur. Toute association étudiante de programmation qui demande une reconnaissance doit indiquer le montant qu’elle désire que l’UQAM perçoive sur la facture de leurs membres. Un protocole est signé conjointement par l’association et l’Université pour déterminer les modalités de perception de la cotisation. Le montant de la cotisation est déterminé lors d’une assemblée générale ou d’un référendum tenu à cette fin. Les associations doivent prévoir des modalités de remboursement pour les membres qui en font la demande.
EXPLOITATION D’UNE ENTREPRISE
Le fait d’être constitué sans but lucratif n’empêche pas un organisme d’exercer des activités lucratives, à condition qu’elles soient accessoires ou reliées à ses objets. Des incidences fiscales importantes doivent être prises en considération.
EMPRUNTS ET GARANTIES
L’organisme peut faire des emprunts et, à cette fin, donner des garanties sur ses biens, telle une hypothèque. Le conseil d’administration en est responsable, si un règlement est adopté par les 2/3 des membres à cet effet ou si une disposition particulière en fait mention dans les lettres patentes.
DONS
Sans excéder la valeur limite de ses biens immobiliers, un organisme peut recevoir des dons. Seul un organisme charitable peut délivrer des reçus à des fins d’impôts; or, un tel statut (qui figure dans les objets des lettres patentes) est maintenant très difficile à obtenir.
SUBVENTIONS
L’organisme qui reçoit une subvention gouvernementale se voit dans l’obligation de respecter certaines conditions, en particulier par la composition d’un rapport détaillé sur l’utilisation de ces fonds. À noter que certaines subventions gouvernementales ne sont offertes qu’aux organismes immatriculés à titre de Personne morale (parfois même depuis une certaine période).
AUTOFINANCEMENT
L’organisme est libre d’entreprendre des activités d’autofinancement (événements-bénéfices, ventes de recueils, etc.).