Relever les défis au sein d’une nouvelle équipe
En fonction de la complexité du groupe, de l’état de l'information qui est transmise, des relations entre les individus qui composent la nouvelle équipe et de nombreux autres facteurs, l’ampleur des défis à relever varie. Peu importe les circonstances, il s’agira toujours d’une période qui demande des efforts et certaines attitudes peuvent être adoptées pour favoriser cette transition.
TRACER UN PORTRAIT DE LA SITUATION
Prenez le temps de vous familiariser avec le contexte et de prendre connaissance des documents qui sont disponibles. Une analyse approfondie de la situation permet de comprendre certains éléments qui peuvent échapper au premier regard et permet d’éclaircir plusieurs zones floues. À cet effet, et dans la mesure du possible, établissez un contact étroit avec les personnes qui vous ont précédé. Si la situation s’avère plus complexe que prévu, n’hésitez pas à demander à l’équipe précédente de mettre à jour les dossiers dont elle était responsable et, le cas échéant, à recourir à un soutien externe.
SE FAMILIARISER AVEC LA CULTURE ORGANISATIONNELLE
Prenez connaissance des structures démocratiques, du fonctionnement interne du groupe, des équipes de travail et des comités consultatifs en place, de la définition des rôles en identifiant lesquels doivent être comblés, etc.
SE FAMILIARISER AVEC L’ENVIRONNEMENT
L’UQAM, c’est une vaste ville. Au premier regard, son fonctionnement et les relations qui s’y jouent peuvent paraître très complexes, voire un défi difficile à surmonter. Avec le temps, on se familiarise avec cet environnement… Il existe diverses ressources et personnes clés qui pourront vous aider à cet effet.
RECOURIR À UN SOUTIEN EXTERNE
N’hésitez pas à recevoir l’aide de celles et ceux qui vous ont précédé, de personnes qui ont déjà vécu ce type de situation ou qui vivent elles aussi une transition. Cela permet souvent de prendre un recul fort bénéfique et permet aussi de saisir des éléments qui peuvent vous échapper. D’autres points de vue contribuent aussi à mieux saisir un contexte. Prenez note que la Division accueil et soutien aux projet étudiants des Services à la vie étudiante offre un appui et des outils pour vous aider dans ces démarches.
NE PAS PORTER SEUL LE POIDS D’UNE TRANSITION
La transition n’est pas la tâche d’une seule personne et la meilleure manière de la traverser est de l’aborder en équipe dans toutes les dimensions. Bien répartir les tâches, déterminer les rôles de chacun et surtout savoir mettre les forces de chacun à contribution est nécessaire à la dynamique de groupe dans le cadre d’une transition et peut faire une grande différence. Pensez aussi à recourir à l’aide des membres du groupe par des consultations ou la mise sur pied d’équipes de travail.
ÉTABLIR UN SYSTÈME DE COMMUNICATION
Comme dans toutes circonstances, une bonne communication est un élément clé de tout environnement collaboratif. Que chacun soit au courant des démarches des autres évite les confusions, permet à chacun de recevoir un soutien dans ses tâches et assure un déroulement efficace. Les rencontres fréquentes (sans pour autant en abuser) et bien préparées permettent aussi de tracer des portraits généraux de la situation et permettent à chacun de développer une vue d’ensemble. Une communication étroite avec les composantes de l’environnement externe favorise aussi les démarches dans un grand nombre de cas.
S’APPROPRIER LA DYNAMIQUE DE GROUPE
La meilleure manière de mener à terme une transition est de s’approprier la dynamique du groupe. Chacun possède sa propre manière d’évoluer dans une équipe et de réaliser des projets. S’il est toujours très constructif de s’inspirer de ce qui a pu se faire avant, il ne faut pas chercher pour autant à imiter et à reprendre exactement les mêmes méthodes de travail. Les réalités d’un groupe évoluent et il est important que les individus qui l’animent ne se gênent pas pour lui donner une couleur qui leur est propre. Attention : si vous bouleversez trop les dynamiques établies, vous risquez de rencontrer certaines résistances…
COMPRENDRE LES RÉSISTANCES
Dans certains cas, il peut aussi être utile d’analyser et de saisir les résistances de l’environnement interne et externe. Tous les changements ont des impacts, non seulement dans l’équipe qui la subit et sur les membres du groupe, mais aussi auprès des individus et des autres groupes en relation. Il n’existe pas de recette miracle pour apaiser les résistances, mais le simple fait d’établir un dialogue et de chercher à saisir les sources de résistances contribue énormément à améliorer la situation et permet souvent d’identifier des solutions simples. La résistance est souvent due à un inconfort et une insécurité devant l’inconnu. Transformer les résistances en créant de nouveaux systèmes de motivation peut constituer une source de dynamisme fort intéressant.
ÉTABLIR UN PLAN D’ACTION
Fixez-vous des objectifs concrets et réalistes, des étapes de réalisation clairement définies et un calendrier d’opérationnalisation. Détenir une vue d’ensemble du travail à effectuer permet de mieux s’y plonger et de se situer dans l’évolution des dossiers. Assurez-vous que toutes les personnes contribuant à l’élaboration des projets comprennent bien le plan de travail et qu’ils sont à l’aise avec cette manière de fonctionner. Il est d’ailleurs préférable, dans la mesure du possible, d’élaborer ce plan d’action avec leur collaboration.
SE DONNER LE TEMPS DE VIVRE LA TRANSITION
Il faut aussi se donner le temps et les marges de manœuvre nécessaires pour intégrer un groupe. L’ampleur des tâches à réaliser est souvent plus importante que ce que l’on pouvait prévoir au départ et, de toute façon, il est toujours pertinent de laisser la place à l’imprévu et aux idées qui émergent en cours de route. Se donner des échéances trop serrées et vouloir trop en faire constituent des erreurs que commettent plusieurs nouvelles équipes. Soyez réalistes et n’hésitez pas à reconsidérer votre plan d’action au besoin.
ÉVALUER LES DÉMARCHES
Dotez-vous aussi d’une stratégie qui vous permettra d’évaluer vos démarches au fur et à mesure qu’elles évoluent. Cela vous permettra d’identifier les forces et faiblesses du groupe et de vous réajuster en cas de besoin. Ces évaluations vous serviront aussi à composer des bilans et donc à préparer votre propre relève…